過度通訊降低生產力

這是我的「BlogBlog 同樂會 - 2026 年 4 月」的投稿文章。本月主題是「生產力」！

不知道你現在是正在上班時間摸魚看 BlogBlog 同樂會的文章嗎？(也很感謝你看我的文章😚)，抑或是你今天一整天都為要交給主管的報告焦慮；甚者，你上班的時候一直反覆查看電子郵件信箱、Slack、Teams 或其他種數位通訊軟體看有沒有任何新資訊？

以前去內湖實習的時候，幾乎一整天上班時間都得接另一台外接螢幕隨時開著公司內部的 Outlook 電子信箱服務，同時由於公司業務需要處理客戶的即時問題，以及幫忙正職員工想額外測試的項目，為此建立的數個 Line 群組通知此起彼落

甚至下班時間後主管還會傳工作上的事務先讓我們知道，那樣的日子裡，我只感受到不間斷的干擾，每天

有時當我點開有通知的 Line 群組之後，我以為是要交辦重要的內容，卻只是同事分享一些八卦新聞連結或 Youtube 影片，頓時間，我感覺這些數位通訊工具害得我們更沒生產力

我想起這種狀態可以用過動蜂巢思維更準確地來闡述：

過動蜂巢思維(Hyperactive Hive Mind) — 以持續對話為核心的工作流，透過電子郵件跟即時通訊服務等數位通訊工具，傳遞沒有架構、沒有排定時間的訊息

有的日子裡，一封寫著緊急的信件出現，我就必須拋下手邊正在做的事，又有些日子客戶突然回報他們的設備上出現什麼資訊，希望我們檢查一下，這代表今天下班前就要給出一個回應(通常主管的下班前是指當天 11:59 PM 前)

基於這樣的急迫性，有時幾乎連下去 7-11 買個三明治或飯糰的時間都沒有，等我回來，我看到同事們都待在電腦螢幕前吃東西，那樣的日子，大概就是持續、持續、多工處理的瘋狂。說實話，不管是我們自己或是旁人來看都注意的到，這樣的資訊工作變得非常零碎，如果真要追究其原因的話，大概就是，電子郵件

雖說每週會有一天是大家在會議室裡面對面開會，但其他時間我們都在做所謂的「辦公桌工作」，尤其電子郵件實在太方便，我們根本不需要互相喬個時間，動動手指就把問題毫無忌憚的丟給對方

2016 年 RescueTime(拯救時間) 這家公司開始進行資料的搜集與 data mining，到 2018 年後發表他們看到的情形¹，根據逾五萬名積極使用追蹤軟體使用時間，就是現在作業系統都內建的螢幕時間來看，差不多 50% 的使用者不到六分鐘就檢查一次電子郵件信箱跟工作用通訊服務

最普遍的平均檢查時間是每一分鐘就檢查一次，超過三分之一的人不到三分鐘就檢查一次收件信箱，雖說當時沒有排除開著這些服務但人不在座位上的情形，但這情形也是挺嚇人的，2018 年就這樣了，現在肯定更嚴重

而後他們又將通訊習慣跟生產力連結起來分析，結果來看這些知識工作者平均每天只擁有不到一小時又十五分鐘的時間是不受干擾的，要注意的是這個工作時間並非連續，這代表當我們坐在辦公室裡，除了被其他同事走動所影響，數位通訊服務的干擾又佔最大宗

可以說現今只要是利用資訊系統工作的人很常檢查電子信箱其實過於輕描淡寫了，事實上我們一直重度依賴這些工具，有些人可能想說，這也是工作的一環啊，只是偶爾干擾工作而已

但比較真實的情況是，現代知識工作者如果採用這樣的方法，其實是把注意力分散在兩條平行的軌道上，一條是正在執行眼前的工作內容，而另一條則是大腦背景處理隨時持續且超載的、那些關於工作內容的電子郵件現況

也有人說，就是因為你們家有 PM² 將眾多人的集體智慧經由電子通訊工具拴在一起，試圖在動態的資訊與隨時隨地同步資訊潮流之中浮沉，才有辦法如期完成產品或計畫。好吧，也許這樣的工作方法確實有成果，但真的算得上是生產力嗎？

如果你有注意過的話，我們的前額葉皮質從靈長類祖先那繼承下來，經過這麼多年還是沒什麼太大的變化，代表我們通常一次只能應對一個注意力目標，我們的大腦根本無法平行處理資訊，如果有人聲稱他們的高度生產力源自於同步處理好幾件事，那也只是代表他們任務切換的能力比較靈活

然而我們大多數人如果試圖維持多項進行中的數位通訊交談，同時還得處理重大的工作，前額葉皮質會時常感到非常混亂。正因如此，我們的大腦從來都不是為了維持平行運作的注意力而設計的，更不用說電子郵件裡的資訊讓工作內容變得更為零碎化，導致我們看到一些資訊後會分散注意力，一直將不緊急的問題懸在心上

管理職位的朋友可能不會認同我的這些想法，他們想表達自己利用電子郵件、Slack、Teams 或任何通訊軟體迅速協調不同團隊以推展進度是自己的價值所在，一個快速的回應拯救了團隊裡的難關，他們感覺自己就像救世主一樣，雖然明白減少干擾對工作的確有好處，但心裡已經篤定即時回應隊友或客戶的問題是利大於弊

不是每個人都需要隨時做深度工作

情況真是如此？在 2019 年《應用心理學期刊》(The Journal of Applied Psychology) 裡有一篇研究叫做《困在你的收件匣》(Boxed In by Your Inbox)³，該份文獻利用多項每日調查來研究電子郵件如何影響不同產業的四十八名經理人其效率，研究顯示當經理人努力從電子郵件的干擾抽身後，時常未能達成目標，沒有善盡管理責任，他們的下屬自然無法獲得成功所需的領導行為，當他們的信件數量增加，這些管理職人員越可能會依賴「策略性」的行為來獲得短期生產力的感覺，像是處理一些小事情和回覆詢問，但他們卻迴避幫公司推動願景的任務，或是盡可能地減少繁文縟節來增強效率

這個研究裡其中一個結論是，人們或許低估了電子郵件所誕生出來的陷阱，除了影響領導人自己的行為以外，無法覺察問題所在的情形還會向下蔓延，對只知道遵從的追隨者造成負面影響的循環，最後有可能讓公司陷入危機

從總總跡象來看，為了獲得生產力我們勢必得跳脫蜂巢思維的工作方法，離開實習回到校園後，我也後退一步試著想有什麼辦法，我嘗試退出許多 Slack 伺服器以及 Discord 的群組，平時一天也只檢查兩次電子郵件，減少不必要的信件接收

試著將一天規劃成好幾個區塊，不再認定電子郵件是我主要的工作，試著擁有更多自主不被打擾的時光。生產力才再次回到我的生命裡，才更有時間去完成那些人生中重要但不緊急的事情，同時做好我的工作